Welke voorbereidingen kunnen worden getroffen voor een bedrijfsbezoek?
Het is raadzaam uw bedrijf en uzelf goed voor te bereiden op een onverhoopt bedrijfsbezoek van de NVWA. Hierbij kan aan het volgende worden gedacht:
- Zorg ervoor dat er binnen uw bedrijf een intern contactpersoon wordt aangesteld indien de autoriteiten onverwacht een bedrijfsbezoek verrichten.
- Zorg ervoor dat de receptie weet hoe zij moet handelen bij een bedrijfsbezoek. Stel een intern invalhandboek op en licht hier uw receptiemedewerkers over in.
- Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de rechten en plichten bij een bedrijfsbezoek.
- Zorg ervoor dat medewerkers en receptie regelmatig worden getraind en op de hoogte zijn van de belangrijkste do’s en don’ts tijdens een bedrijfsbezoek.
Hoe moet ik de toezichthouders ontvangen?
De NVWA-ambtenaren spreken over het algemeen bij binnenkomst als eerste de receptie aan. De receptie dient in ieder geval de volgende stappen te ondernemen:
- Vraag de NVWA-ambtenaren of het toezichthouders en/of opsporingsambtenaren zijn.
- Vraag de NVWA-ambtenaren naar hun legitimatiebewijzen (en kopieer deze).
- Neem contact op met de interne contactpersoon.
- Verzoek de NVWA-ambtenaren te wachten op de interne contactpersoon (bij voorkeur in een lege vergaderruimte).
De interne contactpersoon fungeert als aanspreekpunt tijdens het bedrijfsbezoek. Zodra de receptie de interne contactpersoon heeft gebeld, dient de interne contactpersoon de volgende acties te ondernemen.
- Waarschuw de verantwoordelijke personen binnen uw bedrijf en neem contact op met uw advocaat.
- Begeleid de NVWA-ambtenaren naar een lege (vergader)kamer. Verzoek de NVWA-ambtenaren te wachten totdat uw advocaat is gearriveerd.
- Vraag de NVWA-ambtenaren:
- Naar het doel van het bedrijfsonderzoek.
- De beschikking of schriftelijke omschrijving van het onderzoek.
- Maak formeel bezwaar tegen het onderzoek, laat dit optekenen en bevestig dit achteraf.
- Blijf ondanks het bezwaar meewerken aan het onderzoek.
- Zorg ervoor dat niemand naar buiten communiceert dat een bedrijfsbezoek gaande is (hiervoor kan een communicatieprotocol worden gebruikt).
- Zorg voor IT-ondersteuning (intern en eventueel extern).
- Laat de NVWA-ambtenaren niet alleen door het pand lopen. Zorg ervoor dat met de NVWA-ambtenaren wordt meegekeken.
Over welke bevoegdheid beschikken de NVWA-ambtenaren?
De bevoegdheden van NVWA-toezichthouders zijn vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht. De voornaamste bevoegdheden zijn:
- Het betreden van elke plaats (met uitzondering van een woning zonder toestemming van de bewoner, tenzij het toezicht plaatsvindt op grond van de Wet dieren).
- Het vorderen van inlichtingen.
- Het vorderen van inzage in identiteitsbewijzen, zakelijke bescheiden en – indien toezicht plaatsvindt op grond van de meststoffenwetgeving – het bedrijfsregister).
- Het maken van kopieën van zakelijke bescheiden en indien nodig, kort meenemen van bescheiden.
- Het onderzoeken door onder andere verpakkingen te openen en monsters te nemen.
- Het onderzoeken van vervoermiddelen en de lading daarin.
- Het stilhouden van vervoermiddelen en vervoermiddelen eventueel meenemen.
Deze bevoegdheden worden beperkt door het evenredigheidsbeginsel. Dit houdt in dat een toezichthouder slechts gebruik mag maken van zijn bevoegdheden voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is. Door op de hoogte te zijn van wat, waar en hoe de toezichthouder wil onderzoeken, kan ter plekke worden getoetst of de vorderingen van de toezichthouder niet voorbijgaan aan het doel van het onderzoek, hetgeen verboden is. Het is daarom verstandig altijd een persoon van uw onderneming of een advocaat bij een ambtenaar in de buurt te hebben.
Indien sprake is van onderzoek naar een strafrechtelijke overtreding, dan heeft u te maken met een opsporingsambtenaar of een buitengewoon opsporingsambtenaar. Een opsporingsambtenaar van de van de NVWA heeft in dat geval bijzondere bevoegdheden, zoals het verhoren en arresteren van personen en het observeren, pseudokopen en tappen van telefoons.
Wat zijn de aandachtspunten bij een verhoor?
Tijdens het bedrijfsbezoek kan het voorkomen dat de NVWA-medewerkers een medewerker van uw onderneming willen horen. Het is verstandig de volgende uitgangspunten hierbij in acht te nemen.
Indien uw advocaat nog niet aanwezig is:
- Vermijd zo lang mogelijk de beantwoording van inhoudelijke vragen. Antwoord dat u wenst te wachten totdat de advocaat aanwezig is.
- Beantwoord enkel praktische vragen (bijvoorbeeld: ”Wie is de directeur?” “Waar staat de server?”).
- Houd uw antwoorden zo kort en feitelijk mogelijk.
- Ga niet in discussie met de ambtenaren.
- Geef geen informatie waar niet om wordt gevraagd (geen eigen interpretatie van de vraag).
- Bij twijfel of onzekerheid: antwoord niet. Deel mede dat u het antwoord later of schriftelijk zal geven.
- Geef de antwoorden altijd in het bijzijn van een ander persoon.
- Laat u nooit tot een antwoord dwingen. Gebruik indien nodig het recht om te zwijgen (hoe onnatuurlijk dit soms ook voelt).
Ook als uw advocaat aanwezig is, moet u opletten bij het beantwoorden van vragen:
- Overleg met uw advocaat over het gebruik van het zwijgrecht.
- Vermijd (direct) antwoorden van inhoudelijke vragen, zoals “Hoe moet ik deze monsteruitslag/formulier interpreteren?” en “Waarom heeft u dit opgeschreven?”
- Geef nooit direct antwoord, raadpleeg eerst uw advocaat.
- Geef nooit antwoord op vragen die gaan over de inhoud van communicatie met advocaten of op vragen waarmee u het bedrijf of uzelf kan beschuldigen (incrimineren).
Wat te doen bij een verzegeling?
Het is niet toegestaan eventueel bewijsmateriaal of een verzegeling die de NVWA aan heeft gebracht te verwijderen. Het verzegelde mag niet worden gebruikt/betreden. Alleen een NVWA-medewerker mag de zegel verwijderen.
Wat kan na een bedrijfsbezoek worden gedaan?
Nadat de toezichthouders van de NVWA zijn vertrokken is het voor interne doeleinden verstandig een (intern) verslag te maken van de inspectie. De volgende onderdelen kunnen worden geadresseerd in een dergelijk verslag:
- Welke (digitale) documenten zijn gekopieerd, ingezien of meegenomen door de ambtenaren;
- Welke (digitale) documenten zijn geweigerd te verstrekken aan de ambtenaren, met opgave van reden (bijvoorbeeld omdat het geprivilegieerde gegevens betreft);
- Welke personen zijn verhoord en welke vragen zijn gesteld gedurende het verhoor;
- Elk noemenswaardig voorval en/of meningsverschil dat heeft plaatsgevonden.
Welke sancties kunnen worden opgelegd:
De NVWA heeft verschillende handhavingsbevoegdheden. Deze vallen uiteen in sanctionerende en corrigerende interventies. Bij een sanctionerende interventie is het doel bestraffing, terwijl een corrigerende interventie – zoals de last onder dwangsom – beoogt om een onrechtmatige toestand te herstellen. In de praktijk kan een dergelijke corrigerende interventie echter grote financiële en/of reputationele gevolgen hebben en wel degelijk als bestraffend worden ervaren.
De handhavingsbevoegdheden van de NVWA zijn divers en bestaan onder andere uit:
- het opleggen van een bestuurlijke boete (sanctionerend);
- het opleggen van een last onder dwangsom of last onder bestuursdwang;
- het stilleggen van productie;
- het intrekken of schorsen van vergunning of erkenning;
- het in beslag laten nemen of vernietigen van producten; en
- het opleggen van een vervoersverbod.
Indien het een strafrechtelijke overtreding betreft, kan er een taakstraf of hechtenis worden opgelegd.